Первая страница
Централизованная библиотечная система № 1 ВАО  
ЦБС № 1 ВАО
ЦБС № 1 ВАО и Корпоративная сеть публичных библиотек Москвы
Центральная библиотека им. М.А. Шолохова и филиалы
Статьи о библиотеках ЦБС № 1 ВАО
Издательская деятельность
Документы краеведческого фонда
Каталоги
Справочная система по ВАО
Учреждения культуры, досуга и спорта
Наш депутат

назад "Как мы реформировали систему управления"
(Журнал "Библиотека 6/99")
         В 70-е гг. в Москве прошла централизация общедоступных библиотек. Она затрагивала коренные основы обслуживания населения книгой. Была поставлена цель более полного удовлетворения возросших запросов читателей на основе лучшего использования фондов и других ресурсов объединенных в ЦБС библиотек. В связи с централизацией представилась реальная возможность расширить комплектование, оживить межбиблиотечный книгообмен, существенно улучшить информационно-библиографическое обслуживание населения, полнее и оперативнее удовлетворять запросы читателей на информацию и информационные источники.
         Реализация этих возможностей была обусловлена новыми организационно-технологическими решениями и обеспечивающими их изменениями в системе управления. От уровня последнего в первую очередь зависели достижение конечных целей централизации, полнота использования потенциальных возможностей новой для того времени формы библиотечной интеграции. ЦБС с момента своего появления находилась в состоянии непрерывного развития. Развивались и укреплялись ее материально-техническая база, кадровый состав, творческий потенциал, основы организации совместной деятельности членов коллектива, принципиально иной, более содержательной, насыщенной и полезной становилась работа библиотек ЦБС.
         В бывшем Куйбышевском районе Москвы до централизации действовали 14 библиотек (восемь библиотек для взрослого населения и шесть детских), в зонах обслуживания которых проживало свыше 300 тыс. человек. На базе одной из них - библиотеки № 109 - и была организована Центральная библиотека ЦБС; остальные стали ее филиалами, Количество библиотек в системе за прошедшие годы не увеличилось, но некоторые из них в процессе упорядочения сети были перемещены в новые места. Было произведено перераспределение библиотечных ресурсов с учетом численности населения в районах обслуживания. Без преувеличения можно сказать, что за последние годы произошел прорыв в техническом оснащении библиотек. К примеру, в ЦБС № 1 автоматизировано 23 рабочих места, компьютерные технологии применяются во всех наиболее важных библиотечных процессах. Созданы электронные каталоги, которые составляют единый информационный массив библиографических данных, готовых к подключению к базе данных фондов библиотек г. Москвы.
         Сегодня в коллективе ЦБС работает 156 сотрудников (из них творческих работников -117 человек). За годы работы ЦБС увеличила объемы своей основной деятельности. В 1997 г. было обслужено 80 972 человека, выдано 1 млн. 599 тыс. экземпляров литературы, выполнено 40 335 библиографических справок, составлено 450 рекомендательных списков, проведено 2563 массовых мероприятия. Изменилась структура услуг за счет создания новых подразделений, таких, как сектор маркетинга, сектор выдачи ценной литературы под залог, игровые комнаты в детских библиотеках. Стала более разнообразной, содержательной и более качественной вся работа с населением, с органами местной власти, различными учреждениями, предприятиями округа. Заметно возрос авторитет библиотек.
         Положительные сдвиги в работе и сам факт сохранения определенной стабильности ЦБС в последние трудные годы был непосредственно связан с совершенствованием системы управления: его структуры, методов регулирования жизни и деятельности всего большого коллектива. С переходом на новые условия хозяйствования были расширены права руководителей ЦБС, но одновременно возникли дополнительные обязанности, возросла ответственность за жизнь и деятельность коллектива. Руководство было поставлено в ситуацию, когда стал действовать известный принцип: "Хочешь жить - умей вертеться". Хочешь сохранить библиотечную систему - принимай ответственность на себя, ищи союзников, находи новые формы работы, разумно хозяйствуй, думай о читателях, но не забывай и о своих работниках. Уже с самого начала создания ЦБС появилась необходимость периодически обозначать перспективы ее развития. Особенно необходимой стала эта работа в последние годы в связи с коренными изменениями в жизни всего общества, города Москвы и административного округа, в котором мы работаем. Вначале эти перспективы определялись долгосрочными планами, а в 1995 г. специалистами Центральной библиотеки имени М. Шолохова была разработана концепция развития ЦБС, в которой были заложены принципиально новое видение целей и задач библиотек в меняющемся мире.
         Главная принципиальная посылка для будущего развития виделась в превращении библиотечной системы в единый центр с расширенными функциями, включающими в себя не только традиционную библиотечную деятельность, но и информационную работу, содействие организации досуга и образованию.
         Деятельность библиотек нашей системы сегодня ориентирована на нужды общества, всех его слоев и групп. Она направлена на удовлетворение потребностей в информации, способствующей всестороннему образованию и развитию личности, в том числе ее нравственных качеств, политической, юридической и экологической культуры, гражданской ответственности, патриотизма; удовлетворение потребностей в информации, способствующей профессиональной деятельности с учетом приоритета запросов сотрудников управленческих структур .
         Материальной основой деятельности библиотек ЦБС в новых условиях станет использование самых передовых технологий и технических средств, позволяющих облегчить труд библиотечного персонала, сделать его более престижным и эффективным, расширить информационный потенциал каждой из библиотек за счет создания единой автоматизированной системы, интегрирующей информационные базы библиотек Москвы, страны и даже мира.
         Новая технологическая и техническая база нашей работы, требующая для своего создания немалых затрат, в конечном итоге должна окупаться за счет резкого повышения возможности быстро и максимально полно удовлетворить запросы читателя в сферах поиска нужной ему фактографической и библиографической информации, получения книг из других библиотек, копирования нужных ему материалов.
         Реализация концепции помогла библиотекам ЦБС увеличить объемные показатели, провести социологические и маркетинговые исследования "Библиотека-информация - личность", обобщить традиционные и инновационные формы работы, разработать методические пособия, создать образовательно-информационные центры, разработать и внедрить систему повышения квалификации библиотечных работников, собрать фонд литературы о Восточном административном округе (ВАО), издать книгу "Преображенское. Века. События. Портреты", приступить к реализации программы "Возрождение и спасение национальной культуры".
         Концепция библиотеки - это лишь один из немногих нормативных документов, которые были востребованы временем и составлялись как на основе типовых образцов, так и самостоятельно с учетом опыта других библиотечных систем. В концепции нашла отражение наша позиция в отношении оптимальных масштабов платных библиотечных услуг и предпринимательской (коммерческой) деятельности в библиотеках (необходимость последней в нынешних условиях не вызывает сомнений). Что же касается библиотечных услуг, оказываемых за плату, то ЦБС не ставит цель получать прибыль за услуги, оказываемые основным нашим потребителям информации. Платность для основной массы пользователей ограничена небольшим набором услуг. Что же касается организаций, то для них наши услуги, как правило, платные, и плата взимается на основе предварительно заключенных договоров.
         Важнейшим нормативным документом, регламентирующим формирование и функционирование ЦБС, является ее устав. Устав разработан на основании действующих законов о культуре. В нем определены цели и виды деятельности - основные и дополнительные. К дополнительным относятся любые формы досуговой работы, издательская деятельность, открытие библиотек на договорных началах, платные услуги. Подробно разработан раздел "Управление ЦБС".. В этом разделе даны критерии установления надбавок к заработной плате в зависимости от личного вклада каждого работника. Специальным пунктом устав разрешает самостоятельно определять структуру ЦБС. Раздел "Финансово-хозяйственная деятельность" раскрывает источники финансирования, где особое внимание уделено бюджетным средствам и доходам от собственной деятельности ЦБС.
         На основании устава ЦБС, концепции ее развития руководство ЦБС пересмотрело и обновило производственную структуру ЦБС, расширив набор звеньев разного уровня и определив основные и дополнительные функции каждого из них (см. схему 1). Одним из структурных нововведений явилось создание библиотеки экономической и юридической литературы на паритетных началах с издательством "Дело и сервис" на базе одного из филиалов. Был заключен двусторонний договор, согласно которому издательство взяло на себя обязанность комплектовать фонд библиотеки литературой, изданной им самим и другими издательствами по экономическим и юридическим вопросам, причем с максимальной полнотой для читального зала (за свой счет) и для абонемента (за счет ЦБС). Библиотека должна вести информационную и библиографическую работу, создавать электронные базы данных на этот фонд, обслуживать всех пользователей г. Москвы. Если обслуживание в читальном зале этой библиотеки по-прежнему оставалось бесплатным, то пользование абонементом осуществлялось на платной основе. Появление подобной службы в структуре ЦБС решило вопросы качественного обслуживания экономической и юридической литературой не только студентов, но и предпринимателей малого бизнеса, работников банков, различных бухгалтерских служб. Создана и действует система предварительных заказов на книги. Здесь представлены новые издания, которые можно купить как в розничной, так и в оптовой продаже по ценам издательств.

Схема 1

         Особенностью новой общей структуры ЦБС стало, как и в других подобных системах города, выделение в функциях отдельных библиотек определенных специфических для них направлений деятельности. При сохранении основных признаков универсальной библиотеки, универсального фонда более пристальное, углубленное внимание сегодня уделяется определенной тематике, определенным видам работы. Структурные изменения коснулись и Центральной библиотеки. В частности, намечено ввести в структуру сектор краеведения.
         Проведенные нами социологические исследования показали значительное возрастание интереса населения, работников префектур и районов округа к вопросам его истории, достопримечательностям, личностям, чья деятельность связана с этой частью города Москвы, к материалам, посвященным современной жизни округа, промышленности, системе здравоохранения, науке, образованию, культуре.
         Восточный административный округ, где расположена наша ЦБС, имеет славное прошлое, обладает уникальными памятниками культуры. Преображенское, Богородское, Черкизово, Измайлово стали свидетелями важнейших событий русской истории: создания отечественной армии, флота и промышленности, зарождения русского театра, развития благотворительности. С округом связаны жизнь и деятельность выдающихся личностей российской истории: царей Алексея Михайловича, Петра I, митрополитов Алексия и Иннокентия, композитора П. Чайковского, предпринимателей Гучковых и многих других. На его территории сохранились памятники архитектуры: храм Ильи Пророка, храм Воскресенья в Сокольниках, архитектурные ансамбли Кускова, Измайлова, Старообрядческого богадельного дома, Никольского единоверческого монастыря.
         В настоящее время территория округа составляет 151 квадратный километр. Она разбита на 16 районов и включает такие жилые массивы, как Гольяново, Вешняки, Ивановское, Измайлово, Перово и другие, где проживает 1,2 млн. москвичей. В округе действует около 3 тыс. акционерных предприятий и организаций, в том числе 140 промышленных, 118 строительных, 31 транспортное, более 100 научно-исследовательских, свыше 900 объектов торговли и общественного питания, около 190 организаций здравоохранения, физкультуры и спорта, 520 организаций образования, 136 учреждений культуры. На территории округа находятся уникальные зеленые массивы: Измайловский лесопарк, национальный парк "Лосиный остров", парк "Сокольники".
         Изучение содержания фонда Центральной библиотеки и ее филиалов выявило явную недостаточность краеведческих материалов, необходимость их пополнения, создания соответствующего справочно-библиографического аппарата, системы информации, библиографических изданий и т. д., чем будет заниматься и уже занимается новое структурное подразделение - сектор краеведения информационно-библиографического отдела. Из различных источников (библиотеки Москвы, архивы, музеи, материалы организаций и учреждений, управ районов и др.) удалось собрать уникальный фонд, которым позволил приступить к работе над книгой "Преображенское. Века. События. Портреты", создать фактографическую выставку, организовать "Преображенские чтения", приступить к сканированию краеведческих материалов для того, чтобы они были доступны читателю в электронном виде.
         Значительное внимание работе ЦБС уделяется отделом организационно-методической работы. Он возглавил организацию методическо-го кабинета, систематизировал все документы ЦБС по управлению, кадровой политике, инновационной деятельности. Активно помогает он структурным подразделениям ЦБС в обеспечении выбранной ими тематической направленности, в разработке, обобщении и внедрении новых форм работы, проведении смотра библиотек, повышении квалификации библиотечных работников, имеющих специальное образование, и библиотекарей, не имеющих библиотечного образования (педагогов, инженеров и т. д.).
         Новым структурным подразделением отдела организационно-методической работы в Центральной библиотеке стал сектор маркетинга, где сосредоточены службы социологическая и рекламы. Это подразделение работает на всю ЦБС. Им изучен рынок книжной продукции, в результате чего заключены договоры с Издательско-Торговым домом "Гранд", Агентством "Артос", ЗАО "Бастион", НПО "Сигма" и др. Проведены социологические исследования потребности населения в законах и нормативных документах, что явилось основанием для внедрения в ЦБС информационно-правовых систем "Гарант" и "Кодекс". Выборы советников в управах ВАО потребовали от сектора создания информационных стендов, рекламных буклетов о деятельности советников, деловой фактографической информации для них.
         Нужно сказать, что в ЦБС обеспечение нормативными документами, регламентирующими различные стороны библиотечной деятельности, является одним из приоритетов управленческой работы, так как, по нашему убеждению, наличие развитой нормативной основы уменьшает потребность в текущем оперативном администрировании, расширяет поле для инициативы работающих. Раньше многие нормативные акты для библиотек разрабатывались и утверждались органами управления высшего уровня. Столкнувшись с определенным вакуумом в этой сфере, мы сами вынуждены были разрабатывать новые или привязывать к изменившимся условиям старые регламенты и нормы. Наличие их способствует лучшей организации производственной деятельности, облегчает взаимодействие сотрудников и подразделений. Так, потребовалось разработать нормативную основу взаимоотношений библиотек ЦБС в новых условиях расходования средств, организации работы по обслуживанию населения книгой и информацией, внедрения ее новых форм и методов. В ЦБС имеются: положения об управлении, о кадровой политике, о совете трудового коллектива, о бригадной форме организации труда, коллективный договор, трудовые контракты со многими сотрудниками. Действуют документы, регламентирующие материальное стимулирование работников: положения о распределении фонда материального стимулирования и дополнительные рекомендации к нему, о конкурсе на звание "Лучшая библиотека", о каждом структурном подразделении и ряд других.
         Наряду с производственной структурой определенные изменения претерпела и структура управления, прежде всего в части перераспределения функций отдельных управленческих звеньев (см. схему 2).
         Особое место в структуре занимает дирекция, в состав которой входят высококвалифицированные специалисты - библиотековеды, библиографы, менеджеры, руководители структурных подразделений, главный бухгалтер. Дирекция действует на основе Положения о дирекции и Положения об управлении ЦБС.
         Повышена роль совета и общего собрания трудового коллектива. Очень многие сотрудники ЦБС вышли из профсоюзной организации, мотивируя это тем, что профсоюз слабо защищал интересы библиотечных работников: даже предоставлением путевок теперь занимается соцстрах, А вот совет трудового коллектива работает с людьми, знает нужды каждого небольшого коллектива, каждого сотрудника, его положительные и отрицательные стороны. Совет трудового коллектива -активный участник всех мероприятий ЦБС. При его участии решаются социальные и кадровые вопросы, вопросы расходования бюджетных и внебюджетных средств. Члены совета имеют решающее слово в аттестационной. комиссии, при подведении итогов смотра библиотек. Председатель совета трудового коллектива и директор ЦБС ежемесячно встречаются с коллективом ЦБС и обсуждают вопросы деятельности структурных подразделений, подводят итоги проведенных социологических исследований, сообщают об успехах отдельных коллективов и их сотрудников.
         Теперь немного о планировании и текущей оперативной управлен-ческой работе. Планирование в ЦБС ведется по двум направлениям: для каждой библиотеки определяются объемные показатели по нормам (13 тысяч книговыдач на одного библиотечного работника и 750 пользователей) и дополнительные показатели, которых библиотекари могут достигнуть дополнительно по бригадному подряду (на одного сотрудника более 100 читателей и свыше 4 тыс. экземпляров литературы). За бригадный подряд библиотекари получают надбавку к заработной плате (за объемные показатели и качество выполняемой работы).

Схема 2

         Каждая библиотека ЦБС составляет план по основным мероприятиям и выбирает методы его осуществления. Организуя выполнение составленных планов, руководители всех уровней конкретизируют и уточняют поставленные цели и задачи, привязывают осуществление тех или иных работ к конкретным календарным срокам, стремясь в то же время дать каждому исполнителю максимальный простор для проявления творческой инициативы. Инициатива снизу - это незаменимый резерв в улучшении работы, использовании новых, более прогрессивных ее форм и методов. Всячески стремимся создать библиотекарям условия для творчества. Способствует этому и то обстоятельство, что каждая библиотека выбрала тему для научной и опытной разработки. Примеров удачной инновационной деятельности можно привести немало. Например, работники детских библиотек № 57 и № 161 предложили организовать игровую комнату для детей младшего возраста, где родители могут оставить ребенка на определенное время. Библиотека № 107 создает музейную экспозицию по району "Богородское". Библиотека № 115 разработала методику работы в помощь учебному процессу для школьников, создав целую систему взаимодействия "библиотека - школа - ученик". С учетом инновационной деятельности коллективов руководству постоянно приходится принимать управленческие решения, которые помогают, с одной стороны, выполнять плановые задания, с другой - корректировать их и поднимать качество обслуживания. Так, после изучения работы коллективов детских библиотек и по их совету, администрация возложила на рядовую библиотеку функции центральной детской библиотеки, отвечающей за инновационную и методическую работу.
         Активизация работы коллектива прямо зависит от системы стимулирования, оттого, насколько адекватно моральное и особенно материальное поощрение соотносится с вкладом подразделения и отдельных работников в общее дело. При подведении итогов работы за тот или иной период оценивается работа Центральной библиотеки и филиалов, отдельных их подразделений и конкретных работников. При этом в первую очередь учитывается выполнение плана, а также ряд других факторов. К примеру, по библиотекам определяются результаты работы бригадного подряда и подводятся итоги конкурса "Лучшая библиотека ЦБС". Самой трудной является оценка работы отдельного сотрудника ЦБС. Ежемесячно производится анализ результатов работы, личного вклада каждого и соответственно решается вопрос о ежемесячном поощрении. Отказ от обезлички и уравниловки в оценке работы каждого, на наш взгляд, важнейший фактор влияния на эффективность работы.
         В оперативной управленческой деятельности руководители ЦБС стремятся максимально использовать все известные организационные, моральные, психологические и иные методы воздействия на исполнителей, поставив работу так, чтобы дойти до каждого рабочего места, понимать цель каждого сотрудника, видеть, как он справляется со своими задачами.
         Если говорить об управлении с точки зрения регулирования деятельности по отдельным направлениям, то мы особо выделяем комплектование и управление кадрами.

Схема 3

         Развитие фонда ЦБС связано с прогнозированием комплектования с учетом социально-экономических и иных факторов (резерв свободного времени, рост числа учебных заведений, изменение программ обучения, изучение читаемости и отказов на издания, обеспечение населения книгами и периодическими изданиями, обращаемость частей фонда, наличие средств, рекомплектование, то есть освобождение фондов от устаревших, изношенных, непрофильных и дублетных изданий, а также ретроспективное пополнение фонда литературой за прошлые годы). Все это регулирует текущее пополнение фонда. (Последовательность и взаимоувязка основных процессов этой работы отражена в схеме 3.)
         Большое внимание руководство ЦБС уделяет формированию кадрового состава. Особенностью кадровой политики ЦБС прежде всего является то, что в структурные подразделения принимаются не только специалисты библиотечного дела, но и педагоги, инженеры, операторы ПЭВМ, психологи и представители других профессий. В ЦБС действуют курсы повышения квалификации с программами индивидуального и группового обучения специалистов, не имеющих библиотечного образования, и специалистов, имеющих библиотечное образование, по обучению педагогическому мастерству, работе с электронной техникой, знаниям юридического и экономического характера. Практически можно говорить о том, что в библиотеках ЦБС действует система непрерывного профессионального и частичного общего образования.
         Вторая принципиально важная особенность кадровой политики - внимание к молодым специалистам. Каждый молодой специалист знает, как он должен работать, чтобы продвинуться по служебной лестнице и получить процентные надбавки к заработной плате. Ему предоставлены широкие возможности для совершенствования в своем деле, для проявления творческих способностей. В настоящее время в ЦБС сложилась единая команда. Она включает инициативных деловых людей высокой квалификации, с высоким уровнем профессионального мастерства, с развитым чувством профессиональной гордости за доверенный участок работы, с желанием общими усилиями постоянно укреплять и совершенствовать работу библиотечной системы. И далеко не случайно, что из нашего коллектива выбраны советники районных управ, что к нам за информационной помощью в решении сложных проблем все чаще обращаются работники органов управления округа, районов, что в четырех библиотеках ЦБС созданы информационные центры работы управ. Советники принимают население в библиотеках, где сосредоточена информация об округе, его районах.
         Совершенно очевидно, что управлять без знания науки управления невозможно. Нам всем пришлось учиться теоретически и практически. Особенно трудно давалось мастерство в применении методов поощрения, чтобы они имели нравственный смысл для личности и были морально значимы для всего большого коллектива ЦБС.
         Управление культуры и досуга округа одобрило перемены в управлении ЦБС. Это прибавляет нам уверенности, желания и дальше его совершенствовать.
 
 в начало страницы
Copyright © 2000 ЦБС №1 ВАО